TENKING-无纸化会议系统解决方案

1:系统概述:

随着信息化会议时代的来临,政府企事业单位对会议无纸化、信息化、效率化的需求不断提高,而互联互通、平板触摸技术的不断提高使无纸化会议系统普及成为了可能。

    当前会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册,既浪费了人力、财力,又增加了内部会议资料泄露的风险。智能会议管理系统的建设可提高自动化办公效率,实现无纸化会议、无纸化案件讨论,可降低办公费用,提高协同办公效率。

    因此一套强大的无纸化会议系统,对于提高会议工作效能,防范资料泄漏风险, 减少资源浪费,具有很大的现实意义;同时也为将来全面实施电子网络化、信息化管理打下良好的基础。

2:方案设计:

本公司研发的无纸化会议系统,由无纸化会议管理软件(服务器)和无纸化客户端软件组成。

无纸化会议管理软件(服务器):负责议程管理、资料管理、用户管理、权限管理、会议控制、会议统计功能,以及会议进行时数据等信息的交流转发;会务人员添加,高效的会务人员座位安排。

  • 会议文件智能分发,按需分发;

  • 会议文件研讨,原文件上传讨论;

  • 会议文件整理保存和会议数据的统计;

无纸化客户端软件:客户端软件通过网络接入无纸化会议系统,主要供参会人员使用,参会人员进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料,参加会议投票表决,发起会议主讲(主席秘书功能),对会议进行圈点批注等操作,是代替了纸质文件的电子化会议工具。

3:方案特点:

1.会议功能全面

实现真正以上的会议功能全覆盖,专门为解决现代会议中的会议需求而提出的一站式解决方案,功能适合于各种中高端会议场合,以及重要的政务、商务、企事业单位和大型会议场景;

 2.系统兼容性

PC与移动平板的系统兼容和交互使用,所有会议内容在上传下载后,可以在会议期间,通过缓存进行阅读,无需反复加载,有效减轻网络开销;

 3.强大的后台管理

无纸化会议管理端拥有丰富的管理与强大的预设功能;

多会议管理:局域网内实现多个会议室互联、互通、互动;

用户及权限管理:可设置管理员,并向指定用户授权创建及管理会议的权限;

资料管理:会议资料可以分级别、分标签、分权限进行查看阅读,批注浏览;

 4.易学易懂降低学习成本

所有功能可视化,操作简单易懂;客户体验佳,学习成本低;

5.安全可靠的加密系统

无纸化会议系统,采用硬件设备数字加密锁;提高了安全性和可靠性;

 6.绿色环保低碳

无纸化会议系统被认为是绿色办公的最佳实践者,一方面因其将日常办公资料全部电子化,变成可永久存储、随时调用、无需纸质媒介的数字化形式;另一方面其全程无纸化、低碳办公,符合环保大趋势!

 7.大大提高工作效率

通过使用无纸化会议系统,避免了政府部门会议过程中文件的大量打印,避免了人力及时间的过多消耗,由此提高了工作效率,加快企事业单位、政府部门决策部署的传达、贯彻、落实。


 

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